活動策劃方案的要素及注意事項
要有效地進行活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？ 哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動？活動策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于我們把活動組織的更加完善。
一、活動的定義
活動策劃是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：
第一，活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進入一個中心城市，要花數(shù)百萬元的傳播費用。組織大型活動是為了企業(yè)的傳播需要， 為了吸引更多的人去購買他的商品，這是大型活動的目標(biāo)。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。
第二，要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。
第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與， 但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量， 而是在于活動的社會化程度。
二、活動的特點
1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應(yīng)該是圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。一個組織的形象只有永遠與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領(lǐng)了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場。
國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去， 這絕對不符合我們公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業(yè)的立場上。 2、廣泛的社會傳播性?；顒颖旧砭褪且粋€傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不
過這個傳播媒介在活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應(yīng)該注意到活動本身吸引了
公眾與媒介的參與，因此，活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。
3、嚴(yán)密的操作性。在組織活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為活動 不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補。所以，大型活動的策劃與實施的周密性， 絕對不能掉以輕心.
4、高投資性。一個活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資 金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。
三、活動策劃程序
從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行： 第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。第二，進行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但活動策劃調(diào)查有
其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。
可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。
第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。不提倡個人策劃大師的提法，當(dāng)今的時代已經(jīng)不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學(xué)科的組合群體策劃。集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式
優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。四、操作實施過程應(yīng)注意的問題
1、實施操作設(shè)計。我們應(yīng)該非常重視實施方案的操作設(shè)計。我們看到一些單位組織的活 動，甚至是專業(yè)機構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計， 在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準(zhǔn)確的財務(wù)預(yù)算。
2、辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找 了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當(dāng)時雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng) 過審批，但在公眾場所進行活動必須經(jīng)過審批。這個單位是一個局級單位，他們認(rèn)為有權(quán)在 自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關(guān)單位報批?；顒愚k得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有 很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關(guān)的追究，為什么？ 因為他沒有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違 法的。
3、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。
4、方案培訓(xùn)。在活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。 5、設(shè)計評估標(biāo)準(zhǔn)。一個活動的評估應(yīng)該有一個準(zhǔn)確的評估標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多方案做好以后，
往往忽略做評估標(biāo)準(zhǔn)方案，評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該在策劃的時候把它設(shè)計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評估。
五、策劃的技巧。
策劃的技巧很多，主要有兩種方法。
一是創(chuàng)造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。文章有文眼，歌曲有歌眼。活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設(shè)計得更有傳播性，這是活動創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。
二是應(yīng)該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設(shè)計，我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計，氣氛的設(shè)計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。
活動細節(jié)注意事項
一、策劃時要考慮活動實施那天氣候如何。提前預(yù)知活動當(dāng)天天氣情況。
二、確保安全工作。預(yù)計現(xiàn)場人員人數(shù)，按比例安排安保人員，發(fā)生意外事件
（突然停電，人群擁擠）時，能夠有效積極處理。三、活動時間是否合理（一般２－３小時）。
四、 活動開始前工作人員提前到位檢查：舞臺高度是否合理，舞臺上懸掛
的裝飾品是否牢固，舞臺是否牢固，音響是否準(zhǔn)備就緒，贈品是否準(zhǔn)備妥當(dāng)；宣傳品是否準(zhǔn)備妥當(dāng)；演員、主持人是否就緒。
五、 在戶外開展的路演活動有必要的話，要事先到當(dāng)?shù)爻枪苻k好手續(xù)，做
一些必要的溝通工作，避免因企業(yè)事先未與當(dāng)?shù)爻枪芨愫霉ぷ?，結(jié)果活動實施一段時間被迫停止，大大損害企業(yè)形象。
六、 最后，要強調(diào)的是執(zhí)行問題，事先與執(zhí)行活動的工作人員有效溝通。
策劃者最好親自參與到活動實施現(xiàn)場，指導(dǎo)實施，必要時做一些調(diào)整工作。篇二：大型策劃活動注意事項
大型策劃活動注意事項
1. 大型活動的策劃方案中需要包括詳細的分工（具體到人）和需要完成的時間。
2. 會務(wù)準(zhǔn)備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失；
3. 一般要準(zhǔn)備主席臺領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會旗幟，國歌磁帶等；
4. 一般至少需要提前 2 小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半 小時開始入場。
5. 領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導(dǎo)到小會議室休息，活動正式開始時再引導(dǎo)入會場.
6. 所借的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，確保萬無一失；如有必要，還要準(zhǔn)備錄音筆、mp3 等現(xiàn)場錄音設(shè)備（也須調(diào)試），并安排專人負(fù)責(zé)；
7. 如果現(xiàn)場需要播放ppt，需事先將所有需播放 ppt 拷入筆記本電腦，放至桌面文 件夾，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置，調(diào)試好分辨率等；
8. 大型活動需事先制作議程ppt，一項議程一頁ppt，字體大一點，可適當(dāng)配相關(guān) 圖片，配合主持人介紹時播放議程ppt，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有
較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調(diào)整.
9. 大型活動還須設(shè)簽到席，派專人負(fù)責(zé)簽到；
10. 所有大型活動必須聯(lián)系研報安排同學(xué)攝影和攝像,并寫新聞稿。重大活動需要聯(lián)系校新聞中心許爾傳攝像，劉暢老師攝影，并于會后交新聞稿.
11. 議結(jié)束后清點物資并整理干凈后才能離開現(xiàn)場，以免遺失所帶的物資。
12. 活動結(jié)束后應(yīng)該主動及時將新聞稿、照片和活動總結(jié)發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人 ,并在 bbs 研會版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽取大家意見.
附：會議席卡的擺放次序
擺放席卡時，職務(wù)最高的領(lǐng)導(dǎo)的名字放在正中，職務(wù)或排名次之的領(lǐng)導(dǎo)的名字放在他左邊，再次之的領(lǐng)導(dǎo)名字放在職務(wù)最高的領(lǐng)導(dǎo)的名字右邊，以此類推，以下再按左右左右的順序擺放。特別注意：其中左右是席卡擺放者面對觀眾而言。
有關(guān)策劃書的寫作注意事項
1、 條理一定要清楚，分類要合理，一般包括以下幾部分：
活動目的、可行性分析、活動內(nèi)容（這個最重要）、分工（含工作推進）、預(yù)算 2、 活動內(nèi)容這一塊應(yīng)包含以下幾個方面的內(nèi)容：
宣 傳（包含宣傳形式以及宣傳日程）
報 名（又叫參賽方式，含報名時間、報名方式、參賽要求等等）
活動形式（這才是真正意義上的活動內(nèi)容，包括活動分為哪幾個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都是些什么內(nèi)容，如果是體育類比賽就應(yīng)包含賽程賽制規(guī)則等等。）
活動流程（這個應(yīng)從兩方面寫，一是大流程，即整個活動期間各個環(huán)節(jié)應(yīng)該干的事，什么時候宣傳，什么時候都是哪個階段的比賽等等；二是小流程，即正式比賽或活動當(dāng)天的流
程，嚴(yán)格來講這一部分的流程不應(yīng)出現(xiàn)工作人員要干的事情，而只出現(xiàn)活動相關(guān)的內(nèi)容，類似于晚會節(jié)目單，只出現(xiàn)觀眾和比賽人員應(yīng)知道的流程。一般情況給外人看的策劃只出現(xiàn)小流程）評 獎（含獎項設(shè)置、評獎辦法、平分細則等等）
注意事項（具體活動具體分析）
3、 分工要按照“工種”給工作人員分類，同時著名各項工作完成時限（這一塊一定要細，要責(zé)任到人）
4、 預(yù)算要合理（實地考查）、有周轉(zhuǎn)空間、同時應(yīng)學(xué)會“該花的不能吝嗇，該省的一定要省”
5、 如果是要拉贊助的活動一定要單獨做贊助邀請（這個下次再講^_^）
6、 策劃的語言一定要精煉、書面化，不能羅嗦或是出現(xiàn)大白話
7、 策劃要講求格式劃一，該空行的地方統(tǒng)一空行，包括行間距、字體大小、縮進度都得保持一樣，這樣才清楚整齊。舉個例子：策劃里面，“活動目的”、“活動內(nèi)容”、“預(yù)賽”等等這樣的大標(biāo)題肯定要求同號字，同樣字體。然后他們下面的1、2、3 都得是一個格式?？傊袷胶苤匾?，有時候決定了人家遠不愿意看你策劃。
接待工作常識
一、會議主席臺座次的安排
根據(jù)中辦掌握的原則：左為上，右為下。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為奇數(shù)時， 1 號首長居中，2 號首長排在 1 號首長左邊，3 號首長排右邊，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時，1 號首長、2 號首長同時居中，1 號首長排在居中座位的左邊，2 號首長排右邊，其他依次排列。
二、關(guān)于宴席座次的安排
宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1 號客人在主陪的右手， 2 號客人在主陪的左手，3 號客人在副主陪的右手，4 號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。
三、關(guān)于簽字儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。四、關(guān)于乘車的座次安排
小轎車 1 號座位在司機的右后邊，2 號座位在司機的正后邊，3 號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3 號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1 號座位在臨窗的位置。
合影：人員排序與主席臺安排相同；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時，1 號首長、2 號首長同時居中，1 號首長排在居中座位的左邊，2 號首長排右邊，其他依次排列。
二、關(guān)于宴席座次的安排
宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1 號客人在主陪的右手， 2 號客人在主陪的左手，3 號客人在副主陪的右手，4 號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。
三、關(guān)于簽字儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。四、關(guān)于乘車的座次安排
小轎車 1 號座位在司機的右后邊，2 號座位在司機的正后邊，3 號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3 號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1 號座位在臨窗的位置。
合影：人員排序與主席臺安排相同篇三：活動策劃書的注意事項活動策劃書的注意事項
一．策劃書名稱：
在頁面的頂端靠中間的位置注明策劃書名稱，如“**策劃書”，也可以在寫出正標(biāo)題后將此作為副標(biāo)題寫在右下方。
二．活動的目的﹑意義和目標(biāo)：
活動的目的和意義應(yīng)用簡明扼要的語言表述清楚：在陳述目的要點時，由該活動的開展價值和此次活動的特色安排，以及由此產(chǎn)生的意義都應(yīng)該明確寫出?；顒幽繕?biāo)要具體化，并需滿足重要性﹑可行性﹑詳實性。
三．組織策劃：
策劃書中要列出所需人力、物力資源，包括使用的地方、物品的準(zhǔn)備，如使用教室或大學(xué)生活動中心都需列出。可以列為已有資源和需要資源兩部分。注明組織者、活動時間、活動地點、本次活動負(fù)責(zé)人及主要參與者、嘉賓單位（如果是小組策劃應(yīng)注明小組名稱和小組負(fù)責(zé)人）
四．活動開展流程：
作為策劃的正文部分，要簡潔明了，表述方面要力求詳盡，盡可能的寫出每一點組織中所需部分。在此部分中，不僅僅局限于文字表述，也可適當(dāng)加入模塊等對策劃的各項工作項目，按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時間地點也應(yīng)在這部分加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)在這部分加以考慮。
活動開展的順序：
（一）宣傳發(fā)展階段
（二）組織實施階段
（三）活動后續(xù)事項處理五．活動策劃經(jīng)費預(yù)算：
如需活動經(jīng)費，則此次活動經(jīng)費應(yīng)一 一列出，其中包括宣傳費用、必須物品購買費用等， 以清晰明了的格式列出。
六．活動中應(yīng)注意的問題及細節(jié)：
內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時是否有應(yīng)變措施，造成的損失有多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃注意事項中加以說明。
七．對于開展戶外的活動要明確安全保障措施，明確安全責(zé)任人并提叫安全責(zé)任書（安全責(zé)任書正規(guī)格式需到社團聯(lián)網(wǎng)站在線文件中下載）
八．最后注明社團名稱，并有本協(xié)會蓋章及會長簽字附注：1 策劃書需按如上基本格式提交電子版一份
2 每份策劃書需在主要文本結(jié)束時用黑體字注明策劃書所屬類別如常 規(guī)活動、特色活動、社團文化月活動、社團文化節(jié)活動
3.策劃書需在協(xié)會活動開展前一個星期遞交
4 本策劃書僅提供基本參考，每份策劃書力求內(nèi)容詳盡、頁面美觀。
5.交策劃書之前請到社團聯(lián)主頁（安工大主頁>;校園文化>;校社團聯(lián)）“下載中心”下載調(diào)研申請表并填好交給調(diào)研部（紙質(zhì)）。
